ビジネスにおいてマナーを守ることは、相手からの信頼を高める上でも重要です。
ビジネスがうまくいくかどうかの基本ともなります。

例えば、ビジネスでは不可欠の電話対応。
電話対応において使わない方が良い用語を無意識に使ってしまうこともあるかもしれません。
あなたの電話対応は大丈夫ですか？
今一度、ビジネスでの電話対応で使ってはいけない用語を振り返ってみましょう。

電話対応でＮＧワードの代表といえば「もしもし」

例えば、ご自宅の電話機や友達や知り合い、家族から携帯電話にかかってきたとき、おそらく大多数の方が、まず「もしもし」というでしょう。
最近では、電話に出る際に「○○でございます」と名前を名乗ることで、個人情報を収集される可能性があるとして、ただ単に「もしもし」というケースがほとんどです。

しかし、ビジネスにおいては「もしもし」といって電話に出るのはご法度です。
実は「もしもし」というのは、「申し上げます申し上げます」という言葉の略語であるため、電話対応にはふさわしくありません。
大切なお客様や取引先からの電話で、挨拶の際に略語を使うのは失礼であると判断されるのです。

思わず「もしもし」と言いがちですし、おそらくは略語を使っているという認識もないでしょう。
習慣的に思わず口から出がちなフレーズですが、ビジネスにおいては代わりに「はい、○○でございます」といった表現を使うと良いでしょう。

丁寧に言っているつもりでも、実は失礼なフレーズとは？

まずは先方からの電話で、自分以外の社員はいるかと尋ねられ、その方がたまたま休んでいる場合に思わず言ってしまいがちなのが、「お休みを頂戴しております」というフレーズでしょう。
そもそも「頂戴」というのは、いだたくということであり、電話先の先方がお休みをくれたわけではありません。
正しくは「休暇を取っております」で問題ありません。
このように丁寧に言っているつもりでも、実は日本語としての意味を正しく理解していないために、結果的に間違っていることもあるのです。

また、相手からの電話による申し出に対して、「そうなんですね」といったような表現も良く使いがちではないでしょうか。
語尾に「ね」をつけることで、確かに親しみや親近感を感じさせるかも知れません。
仲の良い方や気心が知れた取引先の方であればそれでも良いかもしれませんが、ビジネスマナーとして考えると、このような表現は馴れ馴れしさを感じさせ、相手に軽い印象を与えてしまいかねません。

また、良く使ってしまいがちなフレーズとして、「なるほど」というものもあります。
相手の言葉に対して、「あなたのおっしゃることは良く分かります」という意味合いと、相づちを交えて、それを一言で端的に表した言葉です。
しかし、この「なるほど」はあくまでも相手が自分と同等、もしくは目下であることが条件であって、取引先やお客様に使うにはまったくふさわしくない言葉です。

いずれにせよ、普段は耳慣れた、そして良く使いがちな表現でしょう。
丁寧に言っているつもりの言葉かもしれませんが、実はビジネスでは失礼に当たるだけに、注意が必要です。

その他にも使うべきでないフレーズがある

ビジネス電話として、使わない方が良いとされるフレーズは他にもあります。
例えば、「でも」や「逆に」などの逆説的な用語です。
これらは反論をするときに用いられるものであるために、けして印象の良いものではなく、どうしてもクレームにつながりやすくなります。
「逆に」については、最近では口癖のように言う人も多いのですが、なぜ逆に言う必要があるのかと、墓穴を掘ることにもなりかねません。

ちょっとしたことかもしれませんが、ビジネスマナーにおいては、正しい言葉を使うこと、相手を真っ向から否定しないことは重要なのです。