近年、パソコンやインターネットの普及によって、これらはビジネスで絶対不可欠な存在となっています。
メールもビジネスにおいて新たに必要となってきたアイテムですが、ビジネスで使用するからこそ、メールならではのマナーもあります。
気軽に書いて送信できるメールだからこそ、実は落とし穴も多い…相手に失礼にならないビジネスメールのマナーを見ていきましょう。

メールはケースバイケースで活用を

「メールだとちょっと言いづらいことも書けるし、言った言わないの行き違いもなく、記録にも残るから、優先して使うべき」…今はどうしてもそのような風潮があるようです。
しかし、これは大きな間違いで、メールは用途に応じてケースバイケースで使用することが大切です。

例えば、今すぐに伝えたいことがあるからメールをした…近年のビジネスシーンではこのような場面は多々あるでしょう。
しかし、先方は常にメールチェックをしているわけではなく、急ぎの用件をメールで送信すると、「こっちはメールを送ってるんだから、常にメールチェックして早急に対応するように」という思惑が感じられ、横柄で失礼にあたります。

まずは急ぎの用件に関してはメールではなく電話でやり取りをしましょう。
また、添付ファイルが必要だから…と、急ぎの用件でもメールで送らざるを得ない場合は、送信した旨をすぐに電話連絡することが大切です。

メールは内容を分かりやすく簡潔に

ビジネスマンは日々多忙です。
メールでのやり取りは、そんな多忙な日々の中の隙間時間を縫うように行われます。
そのため、相手に余計な時間を取らせないように、簡潔に分かりやすく書くというのが基本的なマナーとなります。

まずタイトルですが、「お世話になっております」といった、メールの内容がつかめないものはＮＧです。
忙しい時間の合間を縫って目を通してもらうのですから、タイトルを見ただけで、何についてのメールかが一目瞭然となるようにしましょう。
メール本文の要約がタイトルに書かれている…これがタイトルの目安です。

次にメールの本文ですが、まずは誰に宛てたものなのかを記載する必要があります。
一般的な定型として、１行目には正式な会社名、２行目には部署名、そして３行目には肩書きや氏名などを書きます。
３段構成で書くことが基本的なマナーです。

また、挨拶は長々と書くのではなく、「お世話になっております。○○です。」と簡略し、早速本題に入り、最後に「よろしくお願いいたします」で結び、自分自身の会社名や部署名、住所、氏名、連絡先を記した署名を貼りつけましょう。
いかに読んでもらうための時間を短縮するかを考えながら、本題もキーワードをきちんと把握してもらえるように簡潔に書くことが大切です。

メール機能は使うべき？

メールソフトは数多くありますが、持っている基本的な機能はどのソフトにも兼ね備えています。

例えば、「返信」機能ですが、この機能を使えば、タイトルに「Re:」がつき、送り主にそのまま返事を書くことができます。
相手がつけたタイトルに関しては、「Re:」がついたまま返信しても問題ありませんが、何度もやり取りをしていると、タイトルに「Re:」が連なってしまい分かりにくくなります。
この場合は、「Re:」が１つになるように、増えた分に関しては削除しましょう。

また、相手へ自分自身のメールの重要度を伝える機能がありますが、これは使わないことがマナーです。
「これは大事なメールなんだから、きちんと把握して、至急返信するように」といった無言の圧力につながりかねません。
ビジネスメールにおいて、このような圧力はご法度です。

また、メールにはＴＯ、ＣＣ、ＢＣＣという機能があります。
ＴＯは宛先、ＣＣはメールの内容を知らせておきたい人物、ＢＣＣはＣＣの中でも、送ったことをＴＯやＣＣの人物には知らせたくないときに使います。
ＣＣは伝えておきたい人物全員を入れがちですが、特定の人物に大量にメールが送信されるのを防ぐために、出来るだけ人数をしぼるようにしましょう。